List-Mailer – automatische Prüfmittelerinnerung für MET/TEAM®
List-Mailer fordert fällige und überfällige Prüfmittel automatisch an. Die Software liest die Fälligkeiten direkt aus Ihrer MET/TEAM®-Datenbank, erstellt eine übersichtliche PDF-Liste und sendet sie per E-Mail an die zuständigen Ansprechpartner – auf Wunsch über mehrere Eskalationsstufen.
Warum List-Mailer?
Schluss mit manuellem Nachfassen bei fälligen Prüfmitteln
Die Prüfmittelüberwachung kostet vor allem eines: Zeit. Fälligkeitslisten werden aus MET/TEAM® gezogen, E-Mails von Hand geschrieben und säumige Abteilungen erneut erinnert. Und später lässt sich oft nicht mehr nachvollziehen, wer wann informiert wurde.
List-Mailer übernimmt diese Routine: Fällige Prüfmittel werden pünktlich angefordert, Erinnerungen eskalieren nach festen Regeln, und jeder Versand wird lückenlos archiviert.
Ihre Vorteile auf einen Blick
- Fällige Prüfmittel werden rechtzeitig angefordert
- Kein manuelles Zusammenstellen von Listen und E-Mails
- Klare Eskalation – von der Erinnerung bis zur Sperrung
- Jeder Versand ist auch nach Jahren nachvollziehbar
- Unabhängig von Outlook dank Versand über SMTP
So funktioniert's
Von der Fälligkeit zur E-Mail – in vier Schritten
Funktionen im Überblick
Alles, was eine automatische Prüfmittelanforderung braucht
Direkte Anbindung an MET/TEAM®
Automatischer Abruf aller Informationen zur Prüfmittelfälligkeit aus der MET/TEAM®-Datenbank – ohne Export und ohne Zwischenschritt über Excel.
PDF im eigenen Design
Alle betroffenen Prüfmittel in einem PDF-Dokument. Das Layout ist über Crystal Reports vollständig anpassbar – inklusive Logo und Unternehmensdesign.
Eskalationsmanagement
Beliebig viele Eskalationsstufen mit eigenen Ansprechpartnern und frei definierbaren E-Mail-Texten – von der Erinnerung über Mahnungen bis zur Mitteilung der Sperrung.
Flexibler Versand
Vollautomatisch über einen Dienst oder halbautomatisch per Klick. Versandzyklen sind frei konfigurierbar – wöchentlich, monatlich oder in eigenen Intervallen.
Optionale Sperrung
Nach dem Versand können die betroffenen Prüfmittel automatisch in MET/TEAM® auf den Status „Gesperrt“ gesetzt werden.
Lückenlose Archivierung
Jede versendete E-Mail wird inklusive Anhang archiviert – auf Wunsch bis zu 20 Jahre. So bleibt nachvollziehbar, wann, warum und an wen eine Nachricht ging.
Einblicke in die Software
So sieht List-Mailer im Einsatz aus
Technische Anforderungen
Was Sie für List-Mailer benötigen
- MET/TEAM® ab Version 2.2 – nicht im Lieferumfang enthalten
- SMTP-Server für den E-Mail-Versand – unabhängig von Outlook und dessen Updates, dadurch besonders stabil
- Crystal Reports für eigene Anpassungen des PDF-Layouts – nicht im Lieferumfang enthalten
Individuelle Anpassung
Passend zu Ihren Abläufen
Auf Wunsch passen wir List-Mailer gegen Aufpreis an Ihre Anforderungen an – zum Beispiel mit Schnittstellen zu bestehenden Systemen, besonderen Visualisierungen oder erweiterten Berichtsfunktionen. So bleibt die Lösung flexibel und zukunftssicher.
Häufige Fragen
Gut zu wissen
Ab welcher MET/TEAM®-Version funktioniert List-Mailer?
List-Mailer lässt sich ab MET/TEAM® Version 2.2 anbinden. MET/TEAM® selbst ist nicht im Lieferumfang enthalten.
Wird Outlook für den Versand benötigt?
Nein. List-Mailer versendet die E-Mails über einen SMTP-Server. Dadurch ist der Versand unabhängig von Outlook und dessen Updates und läuft besonders zuverlässig.
Kann der Versand vollautomatisch laufen?
Ja. Der Versand kann vollautomatisch über einen Dienst erfolgen. Alternativ lösen Ihre Mitarbeitenden den Versand halbautomatisch per Klick aus.
Können überfällige Prüfmittel automatisch gesperrt werden?
Ja, optional. Nach dem Versand kann List-Mailer die betroffenen Prüfmittel in MET/TEAM® automatisch auf den Status „Gesperrt“ setzen.
Lässt sich das PDF an unser Design anpassen?
Ja. Das Layout der PDF-Liste wird mit Crystal Reports erstellt und ist vollständig anpassbar – inklusive Logo und Gestaltung nach Ihren Vorgaben. Crystal Reports ist nicht Bestandteil von List-Mailer.
Wie lange werden versendete E-Mails aufbewahrt?
Alle versendeten E-Mails werden inklusive Anhang archiviert – auf Wunsch bis zu 20 Jahre. So ist jederzeit nachvollziehbar, wann, warum und an wen eine Nachricht ging.
List-Mailer live erleben
Gerne führen wir Ihnen List-Mailer online vor und beantworten Ihre Fragen – unverbindlich.
Telefon: 06061 – 967 444 · E-Mail: maik.stotz@stotz-software.de
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